Job Description

Notre mission

Concevoir, construire et gérer de manière responsable des logements durables adaptés aux besoins de la population étudiante au Québec.

Travailler avec nous !

Travailler à UTILE, c’est aussi rejoindre une équipe qui a le désir de transformer le milieu de l’habitation tel qu’on le connaît et offrir à ses employé·es un milieu professionnel épanouissant !

Notre histoire

UTILE est une entreprise d’économie sociale en pleine croissance. Depuis sa création en 2013, celle-ci s’est fait connaître par son expertise sur la question du logement étudiant. À travers une structure composée de plusieurs entités légales OBNL, l’UTILE opère actuellement un parc immobilier comptant plus de 600 appartements en opération et compte plus de 1700 logements en développement.

Le mandat

Travaillant sous la supervision du directeur des opérations, le ou la gestionnaire d’immeubles est responsable de la gestion globale de deux immeubles locatifs d’environ 250-300 logements abordables afin de maintenir un milieu de vie dynamique, sain et sécuritaire pour les locataires étudiants. Cela inclut la location des logements, la relation avec la clientèle, la gestion des plaintes, les tâches administratives nécessaires, le suivi budgétaire, la perception des loyers ainsi que la supervision de l’entretien et du bâtiment.

Le ou la gestionnaire d’immeubles travaille sur le terrain en gestion de proximité alternant ses présences dans chacun des deux immeubles. Bien que devant faire preuve d’une grande autonomie, le ou la gestionnaire d’immeubles fera partie d’une équipe dynamique et en croissance où la collaboration est encouragée. Les locataires sont des étudiants et étudiantes et sont logés dans un contexte de logements abordables.

Le ou la gestionnaire d’immeubles peut être amené, selon le contexte, à travailler en amont de la prise de possession de projets immobiliers en vue de préparer celles-ci et d’assurer une saine transition entre la fin de la construction du projet, sa mise en service et sa location en collaboration avec les départements concernés.

Ce que nous offrons !

• Poste permanent à temps plein (date d’entrée en poste prévue : mi-juillet 2025);
• Programme de bonification intéressant;
• Onze (11) fériés payés;
• Assurances collectives;
• Cotisation de l’employeur au régime de retraite à 5%;
• Ordinateur et téléphone fournis et/ou remboursés;
• Quatre (4) semaines de vacances sur une base annuelle;
• Digital nomade: télétravail possible quatre (4) semaines par année;
• Cinq (5) congés personnels;
• Approche de gestion bienveillante et équipe sympathique;
• Esprit de collaboration;
• Sans compter la satisfaction de contribuer à une mission sociale!

Tâches

Service à la clientèle, administration et milieu de vie

• Répondre de manière diligente, professionnelle et courtoise aux requêtes, appels de service et demandes des locataires et du voisinage ainsi qu’aux commentaires, préoccupations et plaintes de ceux-ci, faire le suivi, assurer l’exécution des tâches ainsi que la qualité;
• Percevoir et assurer un suivi rigoureux des paiements de loyer et autres frais (recevoir les paiements et effectuer les dépôts/encaissements et tâches administratives reliées);
• Effectuer des tâches administratives nécessaires;
• Effectuer la gestion des dossiers locataires;
• Assurer en alternance une présence hebdomadaire aux immeubles en opération et lors d’événements;
• Rédiger les communications nécessaires aux locataires ou toute autre correspondance selon les besoins ciblés par l’équipe de gestion;
• Participer à l’élaboration de sondages de satisfaction et le suivi/création de rapports et tableaux divers;
• Gérer et assurer le suivi des dossiers au Tribunal administratif du logement, incluant la représentation d’UTILE devant le tribunal pour les cas simples tel que les non-paiements de loyer;
• Travailler en collaboration avec des partenaires et promouvoir un esprit de communauté dans les immeubles et au sein des locataires étudiants;
• Assurer un suivi budgétaire mensuel des revenus et dépenses;
• Collaborer avec les départements de comptabilité, construction, développement, marketing et services techniques pour soutenir les projets spéciaux lorsque c’est nécessaire;
• Agir comme personne-ressource pour la ligne d’urgence externe (de jour et de nuit) et intervenir dans des situations d’urgence lorsque nécessaire.

Location

• Responsable de louer les logements dans les délais en respectant les procédures, normes et aspects légaux;
• Appuyer l’élaboration de stratégies de location en collaboration avec l’équipe marketing;
• Afficher les appartements disponibles en ligne et gérer la plateforme de location et l’analyse des candidatures en collaboration avec les partenaires des projets;
• Planifier des rencontres, accueillir les résidents potentiels et effectuer les visites d’appartements (de jour, de soir ou de fins de semaine selon les demandes);
• Compléter les dossiers administratifs (baux, formulaires, lettres de renouvellement, relevé 31, etc.) et assurer leur classement;

Entretien et maintenance

• Responsable de la gestion et l’octroi des contrats de services nécessaires au maintien des bâtiments ;
• Communiquer régulièrement avec les fournisseurs afin d’assurer la propreté des lieux et la réalisation des réparations nécessaires et la réalisation des contrats de services selon les standards de l’organisation;
• Planifier et mettre en œuvre le calendrier annuel d’entretien, la gestion des devis et les échéances des contrats de service et effectuer un suivi rigoureux de la qualité des services offerts par les fournisseurs ;
• Voir à la mise à jour des mesures d’urgence et au suivi des équipes de mesure d’urgence;
• Coordonner divers projets liés à l’entretien ou l’amélioration des immeubles en collaborant avec l’équipe des services techniques selon le cas;
• Effectuer l’inspection des appartements sur une base annuelle ou selon les besoins;
• Assurer le bon fonctionnement des équipements de l’immeuble et des logements (plomberie, chauffage, équipements mécanique-électrique, etc.);
• Toutes autres tâches connexes liées au poste.

Profil recherché

• Expérience de 3 ans minimum en gestion d'immeuble résidentiel ou autre poste semblable;
• Formation pertinente en gestion et/ou administration (un atout);
• Souci d’offrir un service à la clientèle de qualité supérieure;
• Facilité à établir de bonnes relations avec les locataires, les autres départements de l’entreprise et les fournisseurs;
• Être dynamique, courtois, organisé et structuré;
• Être débrouillard et autonome;
• Capacité à travailler sous pression et selon un horaire variable;
• Langues couramment parlées et écrites : Français et anglais;
• Facilité avec les chiffres et les logiciels informatiques;
• Excellente capacité d’analyse et de gestion des priorités;
• Expérience en gestion de budgets (un atout);
• Connaissances en mécanique du bâtiment (un atout).

Notre organisme a à cœur l'équité, ainsi que d'offrir l'égalité des chances à tous·tes les candidat·es et employé·es. Si vous souhaitez, vous pouvez nous faire part de votre appartenance à un groupe sous-représenté et/ou marginalisé. À compétence égale, nous choisirons une personne faisant partie d'un ou plusieurs groupes sous-représentés pour pourvoir le poste. Au mieux de notre capacité, nous adapterons notre environnement de travail aux besoins de la personne candidate, notamment en matière de handicap, lorsqu'ils se présenteront.

Job Tags

Permanent employment, Full time, Contract work, Remote job, Apprenticeship, Summer work, Night shift, Weekend work, Afternoon shift,

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