Job Description

[ENGLISH MESSAGE WILL FOLLOW]

La clinique de chirurgie plastique du Dr James Lee est à la recherche d’un(e) concierge des patients et adjoint(e) administratif(ve) hautement organisé(e) et proactif(ve) pour se joindre à notre équipe chirurgicale et esthétique. Vous serez le premier point de contact pour nos patients — en personne et par téléphone — tout en apportant un soutien administratif global aux activités quotidiennes de la clinique. Ce poste est idéal pour une personne chaleureuse, appréciant autant le contact humain qu’un environnement de travail structuré. Nous recherchons une personne organisée, attentive aux détails et motivée à jouer un rôle essentiel au sein d’une équipe dynamique.

À propos du poste

Vous travaillerez en collaboration avec notre coordonnatrice aux soins des patients, l’équipe infirmière et le Dr Lee lui-même. Votre rôle comprend à la fois l’accueil des patients à la réception et diverses responsabilités administratives liées à la clinique.

Responsabilités principales

Accueil & réception (Concierge Patient)

• Assurer un accueil professionnel des patients et organiser leur rendez-vous de suivi avant leur départ
• Répondre aux appels téléphoniques, courriels et messages textes; gérer les demandes de rendez-vous ou d'information, et transférer les demandes liées aux consultations ou chirurgies à notre coordonnatrice aux soins des patients
• Coordonner l’horaire de la journée pour éviter les retards et assurer un bon déroulement des consultations et suivis
• Maintenir un environnement accueillant, calme et organisé à la réception

Soutien administratif (Adjoint(e) administratif(ve))

• Préparer les dossiers chirurgicaux, la documentation des patients (dossier opératoire, consentements, résultats laboratoire, ECG et prescriptions), les instructions préopératoires et postopératoires ainsi que les fichiers numériques
• Faire les suivis auprès des patients afin d’obtenir les formulaires et résultats requis à temps pour leur intervention
• Organiser et mettre à jour le programme chirurgicale pour la salle d’opération, l’anesthésiste et l’équipe infirmière
• Télécharger les photos des patients de façon sécuritaire et gérer l’information sensible avec discrétion
• Faciliter la préparation, la signature et l'envoi par fax des ordonnances à la pharmacie désignée de chaque patient avant l'intervention chirurgicale
• Maintenir des dossiers numériques organisés et assister les tâches quotidiennes de la clinique

Profil recherché

• Excellentes compétences en communication et en service à la clientèle
• Capacité à gérer plusieurs tâches à la fois dans un environnement actif
• Très organisé(e) et attentif(ve) aux détails
• Professionnel(le) et axé(e) sur le bien-être des patients
• Fortes compétences informatiques, à l'aise avec les produits iOS/les logiciels basés sur Apple, Medesync (ou les DME) et la gestion de documents médicaux.
• Bilingue en anglais et en français (oral et écrit)

Informations pratiques

• Horaire : Temps plein, du lundi au vendredi
• Salaire : Selon l’expérience
• Avantages : Congés payés, stationnement sur place

Si vous êtes prêt(e) à apporter structure, chaleur et fiabilité à une pratique chirurgicale dynamique, nous serions ravis de vous rencontrer!

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Dr. James Lee Plastic Surgery Clinic is looking for a highly organized and proactive Patient Concierge & Administrative Assistant to join our surgical and aesthetic team. You will be the first point of contact for our patients — both in person and over the phone — while also providing broad administrative support for the clinic’s daily workflow. This position is ideal for someone warm and welcoming, who enjoys both interacting with people and working in a structured environment. We are looking for someone organized, detail-oriented, and motivated to play an essential role within a dynamic team.

About the Role

You’ll work closely with our patient care coordinator, nursing team, and Dr. Lee himself. Your role will include front-desk reception duties as well as administrative responsibilities to support the clinic.

Key Responsibilities

Front Desk & Reception (Patient Concierge)

• Greet patients warmly upon arrival and ensure they leave with the appropriate follow-up appointment scheduled
• Answer phone calls, emails, and text messages; assist with appointment or information requests, and transfer inquiries related to consultations or surgeries to our patient care coordinator
• Coordinate the daily schedule to prevent delays and ensure appointments run smoothly
• Maintain a welcoming, calm, and organized front desk environment

Administrative Support (Administrative Assistant)

• Help prepare patient files and organize necessary documents before and after surgery
• Follow up with patients to collect required forms and test results in time for their procedure
• Upload patient photos and handle private information carefully and confidentially
• Prepare prescriptions and fax them to each patient’s pharmacy before their surgery
• Keep digital files well-organized and support the clinic’s daily administrative tasks

We’re Looking For Someone Who Is:

• A team player with excellent communication and time-management skills
• Ability to manage multiple tasks in a fast-paced environment
• Exceptionally organized and detail-oriented
• Professional and patient-focused
• Strong computer skills, comfortable using iOS products/Apple-based software, Medesync (or EMRs), and handling medical documents
• Bilingual in English & French (Verbal and Written)

Details:

• Schedule: Monday–Friday, Full-time
• Compensation: Based on experience
• Benefits: Paid time off and on-site parking

If you're ready to bring structure, warmth, and reliability to a dynamic surgical practice, we'd love to hear from you!

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